Акт списання матеріалів: бланк

Акт на списання матеріалів за рішенням Мінфіну було змінено на акт списання запасів. Але, як і раніше, акт — це підстава відносити вартість використаних матеріалів до витрат. Розглянемо, як його складати.

Акт списання матеріалів (запасів) – бланк

Наказ Держказначейства України «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130 втратив чинність.

Наказом Мінфіну №431 від 13.12.2022 було затверджено типові форми з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядок їх складання:

• Акт приймання-передачі запасів;
• Акт про приймання запасів;
• Прибутковий ордер;
• Акт списання запасів;
• Накладна (вимога);
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування;
• Лімітно-забірна картка;
• Картка (книга) складського обліку запасів;
• Журнал реєстрації битого посуду;
• Відомість з надходження продуктів харчування;
• Відомість з витрачання продуктів харчування;
• Матеріальний ярлик.

Суб’єктам державного сектору надано право розробляти власні форми для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів. Форми мають містити обов’язкові реквізити, їх необхідно затверджувати їх у розпорядчому документі про організацію бухгалтерського обліку.

Хто складає акт списання матеріалів (запасів)

Щоб списати використані чи пошкоджені й непридатні для використання матеріали, в установі діє комісія зі списання. Склад комісії і її голову визначає керівник установи. Саме ця комісія проводитиме огляд матеріалів і складатиме акт на списання матеріалів.

Керівник у наказі зазначає повноваження комісії або затверджує окреме положення про комісію, в якому вказують її завдання, права та обов’язки.

Комісія складає акт списання матеріалів (запасів), якщо установа використала ці матеріали:

• у процесі основної чи господарської діяльності,
• на створення нового активу,
• для ремонту іншого активу.

Також акт списання матеріалів (запасів) слід складати, якщо матеріли стали непридатними для використання або їх виявлили під час інвентаризації як нестачу. Матеріали, виявлені як нестача, списуємо з балансу установи лише після службової перевірки, яка дає змогу з’ясувати причини нестачі та винних у цьому осіб.

Як скласти акт списання матеріалів (запасів)

Після огляду матеріальних цінностей комісія зі списання складає акт.

Спершу у лівому верхньому куті бланка зазначають назву установи і її код ЄДРПОУ.

• дату, коли складаємо акт;
• реквізити наказу, яким створено комісію і затверджено її склад;
• склад комісії, яка оформлює акт списання матеріалів (запасів).

Щодо складу комісії, спочатку вказуємо відомості про її голову — посаду, прізвище, ім’я, по-батькові, потім вносимо цю ж інформацію про інших членів комісії.

В акті на списання матеріалів зазначаємо, що комісія провела перевірку, огляд матеріалів та причини списання.

Незалежно від кількості матеріалів, що списуємо, їх марки й гатунку, слід заповнити табличну форму, яку вміщує акт списання матеріалів. У таблиці вказуємо:

• порядковий номер запису (рядка);
• номенклатурний номер, що присвоєно запасу;
• назву матеріалу з коротким його описом і зазначенням марки, гатунку тощо.

Кількість рядків табличної форми збільшуємо, аби акт на списання матеріалів відображав відомості про усі матеріали, які списуємо.

• одиниці виміру для матеріалів (кілограми, літри, грами, штуки);
• їх кількість;
• вартість одиниці;
• вартість матеріалу, який списуємо, для кожної марки й гатунку.

Складаючи акт списання матеріалів (запасів), комісія має не забути вказати строк перебування цих матеріалів в експлуатації.

Якщо матеріали списуємо через їх непридатність для подальшого використання, у останній колонці табличної форми акта зазначаємо причину, через яку матеріал став непридатним.

Під табличною формою акта зазначаємо загальну кількість матеріалів, яку списуємо — прописом. Також зазначаємо загальну їх вартість. Бланк акта на списання матеріалів (запасів) «вимагає» вказувати цю вартість прописом — для гривень і цифрами — для копійок.

Далі акт на списання матеріалів (запасів) містить спеціально відведені рядки для зауважень або пропозицій членів комісії.

Акт підписує голова і члени комісії. Кожен підпис має бути ідентифікований, тобто слід зазначити посаду, ініціали й прізвище. Після підписів проставляємо дату складання акта.

Акт списання матеріалів затверджує керівник установи — ставить свій підпис і дату затвердження у верхньому правому куті бланка акта. Підпис обов’язково має бути ідентифікований.

Як списувати матеріали за актом

Затверджений акт є підставою для списання матеріалів з балансу установи. Та спершу під грифом «затверджую» бухгалтер зазначає основний субрахунок (рахунок) та кореспондуючий субрахунок (рахунок).

Акт на списання матеріалів містить кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку. Якщо списується за актом значна кількість матеріалів з різними номенклатурними номерами, кореспонденцію субрахунків бухобліку зазначаємо окремо за кожним номенклатурним номером. Кореспондуючий рахунок, як правило, є витратним — 8013, 8113 «Матеріальні витрати», 8511 «Витрати за необмінними операціями».

Якщо списуємо матеріали, отримані як внутрішнє постачання, кореспондуючим рахунком буде 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».

Акт на списання матеріалів: форма і зразок складання

У статті розглянемо наступні питання: документування надходження матеріалів на склад, документування видачі зі складу, акт на списання.

Прийом матеріальних цінностей в організації

Звідки матеріали надходять в організацію? Отже:

• придбання у постачальників;
• придбання підзвітними особами за готівкові кошти;
• отримання від розбирання ліквідованих основних засобів;
• власне виробництво;
• оприбуткування надлишків, виявлених при інвентаризації.

Якщо підприємство замовляє певний набір послуг у сторонньої фірми, то за фактом їх виконання оформляється акт здачі приймання виконаних робіт . Такий документ відображає той факт, що виконавець виконав всі умови, а найманець претензій не має.

Зразок типового договору на надання послуг ви знайдете тут .

Хочете, щоб стороння людина отримав за вас вантаж? Оформіть довіреність на одержання вантажу. Як це зробити, читайте в цій публікації .

Порядок документування надходження

При відвантаженні матеріалів постачальником повинні бути вислані супровідні (наприклад, товарно-транспортна накладна) і розрахункові документи (такі як платіжна вимога, рахунок, рахунок-фактура).

Бухгалтерія перевіряє ці документи на предмет помилок оформлення, після чого направляє їх до відділу постачання, або, за відсутності останнього, відразу на склад.

Наступним кроком є ​​оформлення прибуткового ордера на складі.

На один вид матеріалу – однорядковий, на кілька – багаторядковий прибуткової ордер.

Прибутковий ордер підписується комірником і експедитором.

У разі, коли кількість і якість товарів, що надходять на склад, не відповідає даним, заявленим в рахунку постачальника, створюється спеціальна комісія. До складу комісії включають представників обох сторін, також в якості експерта запрошують представника будь-якої третьої сторони.

Комісією складається і затверджується акт про приймання. В подальшому він може послужити підставою для пред’явлення претензії щодо поставки товару.

Приймання матеріальних цінностей від ліквідації основних засобів, як надлишки виявлених інвентаризацією, або з власного виробництва, документується в накладних на внутрішнє переміщення матеріалів.

Підзвітні особи, які купують товар за готівку, прикладають до авансового звіту виправдувальні документи: товарний чек (при покупці в магазині), акт або довідку (при купівлі у фізичної особи або на ринку).

При придбанні матеріалів у інший організації підзвітна особа звітує квитанцією до прибуткового касового ордеру.

Документування відпуску матеріальних цінностей

Відпуск матеріалів може проводитися за наступними напрямками: на виробництво, на реалізацію, в переробку, переміщення матеріалів між власними складами.

Систематичний відпустку необхідно оформляти на лімітно-забірних картах.

Якщо ж якийсь вид матеріалу відпускається нерегулярно, на нього оформляють накладну-вимогу.

При реалізації матеріалів на сторону, оформляються накладні або накази-накладні. При вивезенні матеріалів для реалізації власним автотранспортом, оформляються товарно-транспортні накладні.

Також для документування витрати усередині організації можливе використання карток складського обліку. Одержувачі ставлять свій підпис у картках складського обліку в підтвердження отримання поставки.

Таке поєднання документації на витрату і карток складського обліку, суттєво знижує обсяг облікової роботи і при цьому, посилює контроль за збереженням матеріалів на складах.

Форма акта списання матеріалів

Форма акта на списання матеріалів – зразок

Акт на списання матеріалів на ремонт – зразок

Підтвердженням витрачання матеріальних цінностей є акт на списання матеріалів .

Саме на підставі цього документа бухгалтер оформляє списання вартості матеріалів з рахунків бухгалтерського обліку.

Для органів контролю (в тому числі податкової) акт на списання матеріалів є одним з основних документів, що підтверджують витрати організації.

Акт складається спеціально створеною для цього комісією. До її складу повинні входити:

• фахівець організації відповідного профілю;
• головний бухгалтер;
• особа, матеріально відповідальна за списуються цінності.

Уніфікованої форми для нього не існує, тому організаціям рекомендується розробити його форму самостійно з урахуванням специфіки діяльності.

Бланк і зразок акта списання будівельних матеріалів у виробництво або для інших цілей можна скачати безкоштовно в інтернеті.

Він повинен включати в себе такі обов’язкові реквізити:

• номер і дата документа;
• найменування організації;
• перелік списаних матеріалів із зазначенням кількості і одиниці виміру, ціна за одиницю, вартість;
• в акті на списання вказується причина списання матеріалів;
• перелік членів комісії, їх підписи;
• підпис керівника організації.

У разі невиконання своїх зобов’язань за контрактами підприємство буде зобов’язане виплатити неустойку. Формула розрахунку неустойки стане в нагоді для правильних розрахунків.

Про особливості процедури ліквідації ТОВ з боргами читайте в наступній статті .

Для наочності при розробці форми акта рекомендується використовувати таблиці для занесення даних.

Дорогі читачі, інформація в статті могла застаріти, скористайтеся безкоштовною консультацією зателефонувавши за телефонами: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 309-71-92 або задайте питання юристу через форму зворотного зв’язку, розташовану нижче.

Акт списання основних засобів – бланк та зразок

Якщо основний засіб вибуває з установи через його ліквідацію або часткову ліквідацію, таке вибуття оформляють актом. Акт списання буває чотирьох видів. Наразі поговоримо про акт списання основних засобів.

Акт списання основних засобів БЛАНК

Форми актів на списання затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818. Залежно від виду основного засобу, який ліквідують, розрізняють чотири форми:

• акт списання основних засобів (часткової ліквідації);
• акт списання групи основних засобів;
• акт списання транспортних засобів;
• акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду.

Кількість примірників — не менше двох:

Розглянемо детально, як скласти акт на списання основних засобів (часткової ліквідації).

Бухоблік під час воєнного стану

Під час списання основних засобів слід також зважати на роз’яснення ДПС України щодо бухгалтерського обліку під час дії воєнного стану. Податківці наголошують : необоротні активи та запаси, які відображалися в бухгалтерському обліку до введення воєнного стану та які на дату складання фінансової звітності фактично перебувають на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій, продовжують обліковуватись у складі активів підприємства.

Одночасно підприємство має оцінити негативний вплив змін в економічному і правовому середовищі та визнати суми втрат від зменшення корисності необоротних активів до моменту настання умов доступу до таких активів, проведення інвентаризації та прийняття відповідно рішення щодо їх списання або відновлення корисності.

При цьому підприємства, які перебувають в районах проведення воєнних (бойових) дій та застосовують для ведення бухгалтерського обліку національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, виявлені в результаті інвентаризації нестачі, втрати або знищення необоротних активів та запасів на підставі належним чином оформлених документів відображають у складі витрат підприємства.

Інформація про відсутність доступу до активів та первинних документів підприємства зазначається у примітках до фінансової звітності.

Ким складається акт списання основних засобів

Складає і заповнює акт списання основних засобів в бюджетних установах (див. зображення нижче) комісія зі списання, яка формується за наказом керівника установи. Дані про цей наказ керівника потрібно записати в основну частину акта. І саме ця комісія має засвідчити факт непридатності майна, неможливості та/або неефективності проведення його відновного ремонту чи неможливості його використання іншим чином. Також комісія оформляє свій протокол та всі необхідні документи, а це не тільки акт (див. нижче).

Акт про списання основних засобів затверджує керівник установи: зазначає посаду, ставить підпис, вказує ініціали і прізвище, дату затвердження. Перед затвердженням акта він має ознайомитися з тими документами, які подає комісія разом з ним.

Що слід зробити перед складанням акта і затвердженням комісії?

Попередні дії щодо ліквідації об’єкта основних засобів визначаються Порядком списання об’єктів державної власності, які затверджені постановою Кабміну від 08.11.2007 р. № 1314 (далі – Порядок № 1314). Необхідно здійснити погодження з суб’єктом управління бюджетної установи (вищим органом в залежності від підпорядкування).

Якщо бюджетна установа фінансується з місцевого бюджету, то при списанні основних засобів вона має керуватися рішеннями відповідної місцевої ради. Проконсультуватися можна в управлінні комунального майна чи в аналогічному органі.

Коли основний засіб можна списати без погодження?

Без погодження з суб’єктом управління можна списувати основний засіб, який одночасно відповідає двом умовам (п. 5 Порядку № 1314):

Обидва ці показники є в акті списання основних засобів, тому їх легко проконтролювати.

Акт списання основних засобів 2023 – комісія

Комісію на списання основних засобів призначають за правилами, які визначені Порядком № 1314. За п. 9 Порядку № 1314 комісію має очолювати заступник керівника установи. Членами комісію мають бути:

• головний бухгалтер або його заступник;
• працівники інженерних, технічних, технологічних, будівельних служб – наприклад, головний інженер, інженер, механік. Ідея в тому, щоб у комісії були присутні працівники, які обізнані у технологічних властивостях таких основних засобів, що ліквідуються;
• обліково-економічні працівники – наприклад, бухгалтер, економіст. Саме вони й будуть складати у складі комісії акт на списання основних засобів;
• працівники інших служб суб’єкта господарювання – наприклад, начальник того відділу, підрозділу установи, в якому експлуатувався даний об’єкт основних засобів. Якщо ліквідується транспортний засіб, то бажано залучити й водія, який ним переважно користувався;
• також залучені за вимогою суб’єкта управління його представники та інші фахівці. Так як дозвіл на ліквідацію все одно дає вищий орган управління установи, то він же може й призначити певних фахівців. Як правило, таке здійснюється тільки при ліквідації вартісних об’єктів.

Це все рекомендації. Головна ідея – наявність у комісії не тільки адміністрації, бухгалтерів, але й технічних спеціалістів.

Основна частина акта списання основних засобів

При заповненні основної частини акта списання основних засобів зверніть увагу на наступне:

• дані про основний засіб, його первісну вартість, технічні характеристики – беремо з інвентарної картки та технічної документації. Інвентарний номер, що закріплений за даним об’єктом, протягом 3-х років після ліквідації присвоювати іншим об’єктам не можна (п. 5 розділу ІІ Методрекомендацій з обліку основних засобів державного сектору, наказ Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, далі – Методрекомендації № 11);
• суму зносу – з регістрів бухгалтерського обліку, зокрема меморіального ордеру № 9 та головної книги. Не забуваємо, що за місяць, у якому основний засіб вибуває, теж треба нарахувати амортизацію. Не нараховувати амортизацію лише з наступного місяця за місяцем вибуття (п. 5 розділу IV НП(С)БОДС 121 «Основні засоби»);
• висновок комісії – переписуємо з протоколу комісії.

Якщо ліквідація часткова, в акт списання основних засобів вносимо відомості про об’єкт, що залишається в експлуатації:

• інвентарний (номенклатурний) номер;
• первісна (переоцінена) вартість після часткової ліквідації об’єкта;
• суму зносу після часткової ліквідації об’єкта;
• зміна в характеристиці об’єкта після часткової ліквідації.

Також зазначаємо перелік документації, що додається до акта (про додаткові документи до акта – див. нижче). Після цього його підписують голова та члени комісії зі списання.

Кінцева частина акта списання основних засобів

У кінцевій частині акта відображають результати списання об’єкта основних засобів і відображення їх у бухгалтерському обліку установи. Заповнення залежить від обставин списання об’єкта.

Акт списання основних засобів 2020 року в розділі «Розрахунок результатів списання об’єкта» містить відомості про витрати, які понесла установа через ліквідацію цього об’єкта, за кожним документом, що їх підтверджує. Якщо витрат не було, то інформація про них і не вказується. Те ж саме про види цінностей, які надійшли після ліквідації об’єкта, їх вартість, кількість – зазначаються у разі наявності.

Остаточна обробка акта списання бухгалтером

Перший примірник акта комісія зі списання передає до бухгалтерської служби установи, щоб бухгалтер списав з бухгалтерського обліку об’єкт основного засобу. Також бухгалтер відображає в обліку витрати, пов’язані зі списанням основного засобу, оприбутковує матеріальні цінності, які отримано від ліквідації основного засобу.

Після цього у розділі акта «Відмітка бухгалтерської служби про відображення у регістрах бухгалтерського обліку» бухгалтер зазначає усі господарські операції за:

• назвою облікового регістру, у якому їх відображено;
• кореспонденцією рахунків (субрахунків чи аналітичних рахунків);
• сумою операції.

Далі бухгалтер, який ці відомості відображав в обліку, вписує в акт списання основних засобів свою посаду, ініціали і прізвище, ставить підпис і дату. Ці відомості перевіряє головний бухгалтер установи. Якщо все правильно, головний бухгалтер ставить свій підпис, ініціали й прізвище.

Не тільки акт списання – документи, що його супроводжують

Разом з актом списання мають бути (п. 14 Порядку № 1314):

• протокол з рішенням комісії про списання даного об’єкта основних засобів;
• акт інвентаризації майна, яке списується;
• акт технічного стану майна. Він не потрібен лише у разі списання об’єкта через нестачу;
• документи, які посвідчують причину непридатності об’єкта основних засобів до подальшого використання: акт про аварію, інформація про обставини стихійного лиха (п. 5 розділу VII Методрекомендацій № 11), інші документи (див. нижче про ПДВ).

Також з актом списання у бухгалтерії має зберігатися й інвентаризаційна картка списаного об’єкта.

Додаткові документи до акта списання, якщо установа-платник ПДВ

Якщо установа є платником ПДВ, то слід подбати про належне документальне оформлення підстав для списання об’єкта основних засобів. Справа у тому, що якщо ліквідація здійснюється за самостійним рішенням платника податків то за п. 189.9 ПКУ треба нарахувати податкове зобов’язання з ПДВ (незалежно від того, чи був до цього податковий кредит по такому об’єкту). Для того щоб цього ПДВ не було, слід довести, що основні засоби ліквідуються у зв’язку зі знищенням або руйнуванням унаслідок дії обставин непереборної сили. За індивідуальною податковою консультацією ДПС від 29.01.2019 р. № 300/ІПК/28-10-27-01-11 та узагальнюючою податковою консультацією з наказу Мінфіну від 03.08.2018 р. № 673 такими документами є:

• сертифікат Торгово-промислової палати – якщо настали форс-мажорні обставини;
• акт, який засвідчує факт пожежі;
• витяг з Реєстру про припинення права важності на основні засоби внаслідок його повного знищення;
• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань – якщо була крадіжка основного засобу;
• інші документи, які можуть підтвердити факт знищення, руйнування, викрадення.

Комісія при списанні і оформленні протоколу акта списання має врахувати й описати такі документи.

Повний знос об’єкта не є достатньою підставою для списання основного засобу. ПДВ нараховується на звичайну вартість (ринкову вартість) об’єкта або залишкову вартість, якщо вона більша (п. 189.9 ПКУ).